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公司規章制度生效的操作指引
時間:2015年12月18日信息來源:本站原創點擊:
   公司規章制度是公司依照法律和民主程序制定的,在公司內部實行的,組織勞動過程和進行勞動管理的規則和制度的總和,也稱為公司內部的勞動規則,是公司內部“法律”。每個公司不管是成文的或是不成為文的都有自己的規章制度,用于明確本公司的各項管理制度,這既是公司規范管理及經營自主權的需要,也是保障員工合法權益的一項法定義務。有些公司的規章制度看似詳備,但在發生勞動爭議時就成廢紙了,根本不能作為裁判依據。那怎樣的規章制度才能產生法律約束力?本文就是要解決規章制度有效性的問題。

    一、規章制度的內容

    公司規章制度內容非常廣泛,包括了公司經營管理的各個方面。公司規章制度具體包含哪些內容,由公司在合法的前提下,根據自身經營需要自主決定。公司規章制度的內容具體可分為以下兩類。

    1.1直接涉及員工切身利益的規章制度

    這類規章制度主要指公司的人力資源管理制度或稱為勞動人事管理制度。在勞動法律法規范疇中,規章制度通常指的就是直接涉及勞動者切身利益的制度。勞動部《關于對新開辦用人單位實行勞動規章制度備案制度的通知》(1997年11月)第二條規定的勞動規章制度主要包括:勞動合同管理、工資管理、社會保險福利待遇、工時休假、職工獎懲以及其他勞動管理規定。《勞動合同法》第四條規定的直接涉及勞動者切身利益的規章制度包括:勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等(俗稱“八大項”)。

    1.2不涉及員工切身利益的規章制度

    這類規章制度主要指公司的會計財務制度、市場銷售制度、車輛使用管理制度、報銷制度、安全生產等方面的經營管理制度。不涉及員工切身利益規章制度的制定,完全屬于公司經營自主權的范圍,其制定程序相比要求沒有那么嚴格,可以不遵守《勞動合同法》第四條規定的民主程序。為了討論方便,除非特別指出,否則下文中的提到的規章制度僅指與員工切身利益相關的規章制度。

    二、規章制度的功能

    無論是從有利于公司人力資源管理來看,還是從保障員工的勞動權利,督促員工履行勞動義務而言,建立和完善公司規章制度都有其必要性。一個運作良好、管理規范的公司就應當量身打造適合本公司的規章制度。規章制度的功能主要體現在以下三個方面。

    2.1幫助公司實現規范化管理

    公司規章制度是公司管理措施的具體表現形式,規章制度除了界定各種違紀情形外,各項具體管理制度的設定(如考勤制度、績效考核制度、勞動合同管理制度等)亦有賴于規章制度。合法完善的規章制度,有助于提升員工的積極性,增強公司的凝聚力和員工的歸屬感,從而大幅提高人力資源管理的效率,以此幫助公司實現規范化管理。

    2.2保障員工享有勞動權利和履行勞動義務

    規章制度一經生效,不僅員工受其約束,公司也應當嚴格遵照執行,不得任意妄為,以便保障員工依法行使勞動權利,保障員工的合法權益。對于員工來說,遵守勞動紀律是員工的應盡義務,遵守勞動紀律就是要遵守規章制度,因為規章制度具體規定了勞動紀律的要求。規章制度不僅規范員工的行為,同時也規范公司的行為。

    2.3作為勞動爭議案件的審理依據

    審理勞動爭議案件除了依據法律、法規、政策、其他規范性法律文件,以及公司與員工簽訂的勞動合同外,還有就是公司的規章制度。最高人民法院《關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》(2001年4月)第十九條明確規定規章制度可以作為勞動爭議案件的審理依據。作為審理依據的規章制度必須是符合生效要件的規章制度。其實一個生效并且完善的規章制度不但可以作為勞動爭議案件審理的依據,同時也能起到預防和控制勞動爭議發生的功能。

    三、規章制度的生效要件

    實踐中,除了部分具備較為完善的職工代表大會制度和工會制度的國有企業、大企業外,大部分企業,尤其是民營企業的規章制度,真正完全符合法律規定的規章制度生效要件的,還真不多見。我國目前尚無關于規章制度的專門法律,有關規章制度的規定散見于《勞動法》、《勞動合同法》、《公司法》、司法解釋等法律中。一個能產生法律拘束力的規章制度到底需要具備哪些生效要件呢?

    3.1規章制度的制定主體適格

    一個規章制度要生效,首先它的制定主體得適格,即它必須具備制定內部勞動規則的法律資格。《勞動法》第四條和《勞動合同法》第四條都明確規定了用人單位應當依法建立和完善勞動規章制度。從法律規定可知規章制度的制定主體應當是用人單位,而不是用人單位的某個部門、或股東會、董事會、甚至法定代表人或總經理等。

    實踐中,為了規避規章制度制定主體不適格的風險,即使是由公司某個部門具體負責規章制度的起草的(通常是由公司人力資源部負責,也有由公司法務部或辦公室負責),最后也得以公司的名義發布,這樣才能保證所制定規章制度的權威性和可執行性。

    公司章程作為公司治理的“憲法性文件”,如果公司章程中對規章制度的制定主體有明確規定的,如授予公司人力資源部制定,那人力資源部就是制定規章制度的適格主體。綜上可知,制定規章制度的適格主體,如果公司章程有特別規定的,依據公司章程規定執行,如果公司章程沒有特別規定的以公司的名義制定。

    3.2規章制度的內容合法

    公司規章制度的內容必須合法,否則同法律相抵觸的部分無效。《勞動法》第四條和《勞動合同法》第四條只規定用人單位要“依法”制定規章制度,但并沒有對法的范圍作出具體的規定,法的外延如此之寬泛,那到底應當包括哪些范圍?

    勞動部《關于〈中華人民共和國勞動法〉若干條文的說明》(1995年1月)第四條對“依法”作廣義理解,指所有的法律、法規和規章,包括憲法、法律、行政法規、地方法規,民族自治地方,還要依據地方的自治條例和單行條例,以及關于勞動方面的行政規章。第八十九條規定用人單位制定的勞動規章制度違反法律、法規規定的,由勞動行政部門給予警告,責令改正;對勞動者造成損害的,應當承擔賠償責任中的“法律、法規”主要是指勞動法律、行政法規、地方法規和國家技術標準等。根據《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》(2001年4月)第十九條的規定,用人單位的規章制度還不得違反政策的規定。

    綜上可知,公司的規章制度要遵守法律、法規、規章、政策以及國家技術標準等規定,此處的合法的法作廣義的理解。但并不意味著規章制度一旦違反上述廣義的法,就必然引起一定的法律后果,只有嚴重到違反法律和法規,才會引起勞動行政部門介入,責令改正,給予警告等不利法律后果。

    3.3規章制度的內容合理

    公司的規章不但要合法,還得合理,不是說法律不禁止的,公司就可以根據需要自由約定,如果超出了合理的范圍,也可能被認定為無效。雖然法律并沒有明確規定規章制度的內容必須合理,但在司法實踐中,發生勞動爭議時裁判機關有自主裁量權,那些明顯違背常理或者過分苛刻的規章制度一般是很難得到司法裁判機關的認可的。

    實踐中,有些公司的規章制度雖然不違法,但不合理、不適當。如,有些公司規章制度規定一頓飯只能幾分鐘吃完;一天只能上幾次廁所,一次只能幾分鐘;遲到一分鐘、吸煙一次就可以解除勞動關系等等,這類規章制度因為不合理,所以得不到司法裁判機關的認可。

    至于合理的認定標準法律并沒有明確的規定,也無法作出統一的標準,是否合理主要屬于司法自由裁量的范疇,只能根據具體情況具體認定。對此,應當依據公平原則,以是否符合正常人一般性的評判標準,同時考慮公司的類型、規模、工作崗位的特點、員工行為的性質以及違反規章制度的次數、違反規章制度給公司造成的損失等因素綜合評判規章制度是否合理。

    3.4規章制度制定的程序合法

    規章制度制定的程序合法就是說規章制度的制定需要經過法定的民主程序。如果公司的規章制度實體內容是合法的,但沒有經過法定的民主程序,則也是違法的。我國司法實踐長期都是重實體,輕程序的,認為只要內容合法即可,但《勞動合同法》第四條對規章制度制定的民主程序作出了明確的規定。

    (1)制定規章制度民主程序的內容

    根據《勞動合同法》第四條的規定,規章制度制定的民主程序分兩步。第一步是討論程序,即規章制度需經職工代表大會或全體職工討論,提出方案和意見;第二步是協商程序,即用人單位與工會或職工代表平等協商確定規章制度內容。一般來說,公司建立了工會的,則與工會協商;沒有建立工會的,則與職工代表協商。根據法律規定可知,工會僅參與了民主程序的第二步協商程序,但是職工代表參與了民主程序的全過程,因此,公司得成立職工代表大會以確保規章制度制定民主程序的合法性。

    (2)需要經過民主程序的規章制度范圍

    并非所有的規章制度的制定均需要經過民主程序,根據《勞動合同法》第四條的規定,僅有“直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項”需要經過民主程序,其中包括“勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等”(俗稱“八大項”),其他的規章制度制定屬于公司經營自主權的范疇,對于需要經過民主程序規章制度的范圍不能任意擴大,這樣容易侵犯公司的經營自主權。

    (3)規章制度的制定是單決制還是雙決制

    根據《勞動合同法》第四條規定,規章制度需要用人單位與工會或職工代表平等協商確定。究竟什么是“平等協商確定”?勞資雙方意見不一時如何確定?最終是由雙方共同決定,還是由用人單位單方決定?這里就涉及到規章制度的制定是單決制還會雙決制的問題。

    根據《勞動合同法》第四條和《公司法》第十八條的規定,用人單位制定涉及勞動者切身利益的規章制度時,需要履行討論和協商的民主程序,但并未規定規章制度的生效必須經過職工代表大會或工會的同意,最終的決定權還是由用人單位掌握。實踐中,因為勞資雙方地位的不平等,勞動者的民主程序的參與一般都流于形式,對于實質內容的影響卻微乎其微,最終還是由用人單位決定。

    在勞動合同法制定過程中,就有關于規章制度是單決權還是雙決權的不同爭議,立法者最后采用了折中的立場,即規章制度制定和修改是勞資雙方民主協商基礎上的單決制。這樣規定既滿足了員工參與公司民主管理的需要,又尊重了公司的經營管理自主權。

    根據《全民所有制工業企業職工代表大會條例》(1986年9月)第七條的規定,屬于職工代表大會職權范圍內的企業規章制度,應當經職工代表大會審議通過。上海市《上海市職工代表大會條例》(2011年5月)第十條更是明確規定,“下列事項應當向職工代表大會報告,并由職工代表大會審議通過:(三)國有、集體及其控股企業的薪酬制度,福利制度,勞動用工管理制度,職工教育培訓制度,改革改制中涉及的職工安置方案,以及其他涉及職工切身利益的重要事項;”綜上可知,全民所有制企業和國有、集體及其控股企業制定涉及勞動者切身利益的規章制度時不同于其他企業,不但要經過民主程序,而且還得經過職工代表大會審議通過才能生效。

    (4)公司需要建立并完善的相關民主管理制度

    《勞動法》、《公司法》都明確規定公司應當依法實行民主管理,員工參與公司民主管理,是公司管理制度的一項重要內容。這有利于維護公司開展正常經營活動的和諧環境,符合現代公司制度發展潮流。公司想依法履行規章制度制定的民主程序,必須建立如下制度。

    1)職工代表大會制度。職工代表大會是公司實行民主管理的基本形式,是協調勞動關系的重要制度,是職工行使民主管理權利的機構。建立職工代表大會是公司的法定義務,目前,部分地方已經出臺了企業民主管理條例,指導企業成立職工代表大會并規范其運行,如《上海市職工代表大會條例》(2011年5月)對職工代表大會的職權、評議規則、職工代表的產生方法等都作出了明確規定。實踐中,很少有民營企業建立職工代表大會制定的,所謂的制定規章制度的民主程序,就是隨便找幾個員工就算是職工代表了,其實這樣的操作是根本不符合法律規定的。

    2)工會制度。工會通過平等協商和集體合同制度,協調勞動關系,維護企業職工勞動權益,組織職工參與本單位的民主決策、民主管理和民主監督。公司應當建立工會,這樣方便、簡化規章制度制定的民主程序,況且在《勞動合同法》背景下,公司沒有工會也無法完成解除勞動合同的通知程序。實踐中,也很少有民營企業建立工會制度的,這樣必然導致很少有民營企業制定的規章制度是合法有效的。綜上可知,出于公司規范化管理的需要,防范用工風險的現實考慮,公司應當盡量建立職工代表大會制度和工會制度。

    (5)規章制度制定缺少民主程序時效力認定

    公司的規章制度在制定時缺少民主程序,該如何認定其效力?如果嚴格按照法律的規定,規章制度的制定如果缺少民主程序應當無效,但在司法實踐中執行的并沒有那么嚴格。

    根據廣東省高級人民法院、廣東省勞動爭議仲裁委員會《關于適用<勞動爭議調解仲裁法>、<勞動合同法>若干問題的指導意見》(2008年6月)第二十條的規定:“用人單位在《勞動合同法》實施前制定的規章制度,雖未經過《勞動合同法》第四條第二款規定的民主程序,但內容未違反法律、行政法規及政策規定,并已向勞動者公示或告知的,可以作為用人單位用工管理的依據。《勞動合同法》實施后,用人單位制定、修改直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時,未經過《勞動合同法》第四條第二款規定的民主程序的,原則上不能作為用人單位用工管理的依據。但規章制度或者重大事項的內容未違反法律、行政法規及政策規定,不存在明顯不合理的情形,并已向勞動者公示或告知,勞動者沒有異議的,可以作為勞動仲裁和人民法院裁判的依據。”湖南省高級人民法院《關于審理勞動爭議案件若干問題的指導意見》(2009年5月)第十七條;浙江省高級人民法院《關于審理勞動爭議案件若干問題的意見(試行)》(2009年4月)第三十四條;江蘇省高級人民法院、江蘇省勞動爭議仲裁委員會《關于審理勞動爭議案件的指導意見》(2009年12月)第十八條;河北省高級人民法院《關于我省勞動爭議案件若干疑難問題處理的參考意見》(2010年6月)第十五條也都作出了類似的規定。

    綜上可知,民主程序對公司規章制度效力的影響以《勞動合同法》實施時間(2008年1月1日)為準而有所不同。

    1)2008年1月1日之前制定的規章制度只要內容合法且經過公示程序,即使缺少制定階段的民主程序也可以作為用人單位用工管理的依據。

    2)對于2008年1月1日之后制定的規章制度,除非地方有類似于廣東省高級人民法院、廣東省勞動爭議仲裁委員會《關于適用<勞動爭議調解仲裁法>、<勞動合同法>若干問題的指導意見》第二十條這樣規定的,否則,一般來說只要缺少制定的民主程序,都會被認定無效。

    在目前的司法實踐中,盡管民主程序的瑕疵尚未構成致命要素,但隨著公司職工代表大會制度、工會制度等職工民主管理制度的發展,對于規章制度制定的民主程序要素的審查將會越來越嚴格。

    (6)履行民主程序證據的保存

    在勞動爭議案件中,由用人單位承擔規章制度制定經過民主程序的舉證責任,即用人單位要提供證據證明規章制度的制定經過了討論程序和協商程序。因此,用人單位應當注意收集并保存選舉職工代表的證據;在召開會議前,應制作簽到表;召開會議時,應制作會議記錄,并形成會議紀要,要求與會職工代表簽字并摁手印予以確認,以防出現舉證不能的法律風險。

    證明公司履行民主程序最重要的證據就是職工代表大會的會議紀要,所以職工代表大會的會議紀要一定要有:“職工代表大會依法成立,依法選舉了職工代表,并依法召開了職工代表大會,公司提出規章制度的草案經職工代表大會討論,職工代表提出方案和意見,最終公司在與職工代表平等協商確定的基礎上通過了公司規章制度。”之類類似的明確表述。這樣操作才能確保規章制度的制定符合法律要求的民主程序。

    3.5向勞動者公示

    涉及到員工切身利益的規章制度要讓員工遵照執行,就首先得讓員工知道,因此公示是規章制度生效的必要條件之一。司法實踐中,對規章制度公示方式的審查比較嚴格,若沒有員工簽字確認的已經收到或知悉規章制度內容等能夠直接證明公司已經履行規章制度的公示程序的證據,勞動仲裁機構、法院很難認可公司已經向員工履行了公示義務。

    (1)規章制度公示的方式

    雖然國家層面的法律、法規并沒有規定公示的具體方式,但《江蘇省勞動合同條例》(2013年5月)第四條規定:用人單位可以通過公告欄、書面文本、電子郵件、本單位網站等便于勞動者知曉的方式公示其規章制度。實踐中,關于規章制度公示的方式常見的有如下7種。

    1)公告欄張貼。一些規模較小的公司會采用在公司的公告欄上張貼規章制度以供員工閱讀。

    2)電子郵件通知。將規章制度建成文檔等形式通過電子郵件發送給員工,并要求員工回復確認已經知悉規章制度的內容,并保證遵照執行。采用此種公示方式時員工接受規章制度的郵箱地址需要事先經過雙方確認,如在勞動合同、入職申請書等中明確約定接受規章制度等的郵箱地址。

    3)公司網站公布。一些公司特別是那些實行無紙化辦公的大公司,為了方便員工隨時查閱公司規章制度的內容,會采用在公司網站或內部局域網中公示公司的規章制度。

    4)規章制度培訓。那些希望員工真真切切知悉規章制度內容,并嚴格遵照執行的公司會采用對全體員工進行公司規章培訓的公式方法。采取此種公示方式時應由參與培訓的員工簽到,并記錄下培訓時間、地點、與會員工、培訓內容等。

    5)規章制度考試。公司組織員工以考試的方式來加深對規章制度內容的理解。采取此種公示方式時應保留員工參加考試的相關試卷等材料。

    6)規章制度傳閱。那些人數不多或公司出于種種原因不想讓員工詳細了解規章制度內容的公司會采用員工傳閱的方式公示規章制度的內容。采取此種公示方式時應讓員工簽署規章制度告知確認表之類能夠證明員工知悉規章制度內容的書面文件。

    7)員工手冊發放。公司將涉及員工切身利益的規章制度單獨匯編,取名員工手冊,每個員工均發放一本,有單獨發放的,有作為勞動合同附件發放的。采取此種公示方式時應由員工本人簽字確認領取了員工手冊。

    以上常用的7種公示方式中,前三種公示方式不建議單獨使用,利用公示欄公示絕不僅僅只是將規章制度張貼一下就了事那么簡單,雖然利用網絡技術公示顯得方便、快捷,但一旦發生勞動爭議,這三種公示方式舉證都比較困難。這三種公示方式一般需要經過公證才能得到認可,況且有些情形還無法公證,所以通過以上三種方式公示風險較高。實踐中,比較常用的是第6種和第7種公示方式,這兩種公示方式既簡單又高效。

    那么公司到底應當采用何種公示方式呢?實踐中,可以根據公司的具體情況多種公示方式結合使用,如,公司既在公司網站上對公司的規章制度進行公示,又讓員工簽收員工手冊。從規避公司舉證不能的風險考慮,無論公司采用一種或多種公示方式,最好保留員工簽字確認的收到或知悉公司規章制度內容,并保證遵照執行的書面證據。

    (2)規章制度公示方式兩個常見操作誤區

    實踐中,有兩種常見的但卻有很大操作風險的公示方法。

    1)將規章制度作為勞動合同的附件

    實踐中,有些公司將規章制度(員工手冊)作為勞動合同的附件,員工在簽署勞動合同時,同時簽收員工手冊,這種方式看似嚴謹,實際有較大操作風險,可能會限制公司經營自主權的行使。勞動合同與規章制度的制定與修改程序都有所區別,勞動合同是勞資雙方合意的結果,其變更需經過雙方協商一致,而公司的規章制度是在民主基礎上的單決制,其制定與修改最終還是由公司決定。

    如果將規章制度作為勞動合同的附件,附件作為合同的組成部分,那作為勞動合同附件的規章制度的修改就需要經過勞資雙方協商一致,這樣必然會限制公司經營自主權的行使。實踐操作時為了規避風險,可以讓員工在簽署勞動合同時,同時簽收員工手冊,但員工手冊不是作為勞動合同的附件,而是獨立存在的。

    2)在勞動合同中約定規章制度作為勞動合同附件的公示方式

    實踐中,有些公司在勞動合同中用專門條款明確約定:規章制度作為勞動合同的附件已經依法送達給勞動者,且勞動者知悉規章制度所規定的內容,并保證遵照執行。但實際上公司并沒有將規章制度送達給員工,一旦發生勞動爭議時,公司會以勞動合同中的約定抗辯其已經履行了告知義務。公司的這種抗辯很難得到勞動仲裁機構、法院的認可,一來因為勞動合同一般都是公司制定的格式合同;二來在勞動法范疇內,傾向保護勞動者合法權益是其立法宗旨,所以勞動法也被稱為勞動者權益保護法。

    在實踐操作時,首先不建議將規章制度作為勞動合同的附件,如果非要將規章制度作為勞動合同的附件,也得保留書面的證據。如,制作員工手冊簽收表,讓員工再另行簽字確認收到了員工手冊;或在勞動合同中預留專門條款讓其手寫:已經收到公司的員工手冊,保證遵照執行的字樣。

    (3)規章制度公示的證據保存

    實踐中,勞資雙方一旦發生勞動爭議,員工一般都會以公司沒有向其公示過規章制度,其并不知悉規章制度內容為由來抗辯規章制度無效。規章制度已經向員工公示的舉證責任由公司承擔,如果公司沒有證據予以證明,則將面臨舉證不能的法律風險,所以公司無論通過何種方式公示規章制度內容,都需要做好規章制度公示證據的固定和保存工作。

    3.6規章制度的內容應與勞動合同或集體合同的約定保持一致

    實踐中,有時會出現規章制度規定的內容與勞動合同或集體合同約定的內容不一致的情形,這時應當以哪個為準?根據最高人民法院《關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋(二)》(2006年10月)第十六條規定:用人單位制定的內部規章制度與集體合同或者勞動合同約定的內容不一致,勞動者請求優先適用合同約定的,人民法院應予支持。

    除了國家的法律、法規和政策等外,勞動合同或者集體合同的效力也要高于用人單位的內部規章制度。這是因為,集體合同是由工會或職工代表代表全體勞動者與用人單位簽訂的,體現全體勞動者權益;勞動合同是單個勞動者與用人單位簽訂的,體現勞動者個體的權益;無論集體合同還是勞動合同都是雙方在平等自愿、協商一致的基礎上簽訂的。因為用人單位的規章制度是在民主基礎上的單決制,勞資雙方的地位不平等導致勞動者的民主參與流于形式,規章制度疏于保護甚至剝奪勞動者合法權益的情況在所難免。而且正如上文所述在勞動立法范疇內,保護勞動者權益是勞動立法最為重要的目的和宗旨,所以在規章制度與勞動合同或集體合同發生沖突時,優先適用勞動合同或集體合同的約定。

    四、規章制度的修改

    法律不斷推陳出新,公司現行實施的規章制度可能已經不符合法律的規定,還有公司根據自身實際情況,也需要對公司現行實施的規章制度進行修改,因此,公司需要不時的對現行實施的規章制度進行診斷,以便確定是否需要修改或補充相關內容。

    規章制度的修改按照啟動主體不同具體分為兩種情形。

    (1)用人單位提出修改。用人單位根據實際需要啟動規章制度的修改,規章制度的修改程序與規章制度的制定程序一樣,需要嚴格遵守規章制度生效的全部要件。

    (2)工會或勞動者提出修改。根據《勞動合同法》第四條的規定:在規章制度和重大事項決定實施過程中,工會或者職工認為不適當的,有權向用人單位提出,通過協商予以修改完善。這里所謂工會或者職工認為不適當,實踐中主要指規章制度的實體內容不合法或不合理的情形,這時如果工會或職工提出修改,用人單位是需要予以修改的,否則如果勞動行政部門接到投訴、舉報,勞動行政部門也會責令用人單位予以改正的。如果用人單位制定的規章制度是完全符合規章制度生效的全部要件的,工會或勞動者認為需要予以修改的,一般是不能啟動修改程序的。

    五、規章制度缺少生效要件的法律后果

    公司制定的規章制度如果缺少生效要件即為無效的規章制度,不能產生法律拘束力。無效的規章制度,對公司而言不但起不到人力資源管理的功效,還得承擔以下不利的法律后果。

    5.1行政責任

    根據《勞動合同法》第八十條的規定,用人單位直接涉及勞動者切身利益的規章制度違反法律、法規規定的,由勞動部門責令改正,給予警告。而根據《勞動保障監察條例》第三十條的規定,用人單位經勞動保障行政部門責令改正拒不改正,可處以2000元以上2萬元以下的罰款。實踐中,用人單位的規章制度違法遭到行政處罰,一般都是勞資雙方產生糾紛,用人單位遭到舉報或投訴引起的。

    5.2民事賠償責任

    根據《勞動合同法》第八十條的規定,用人單位直接涉及勞動者切身利益的規章制度違反法律、法規規定的,給勞動者造成損害的,應當承擔賠償責任。這里的賠償責任既包括物質賠償責任,也包括精神損害賠償責任。如果用人單位制定的規章制度侵犯了勞動者的人格權利,包括身體權、健康權、人格尊嚴等,對于這些侵權行為,勞動者可以依法主張精神損害賠償。

    5.3勞動者可以隨時解除勞動合同并要求經濟補償金

    根據《勞動合同法》第三十八條的規定,用人單位的規章制度違反法律、行政法規規定,損害勞動者權益的,勞動者可以隨時通知用人單位解除勞動合同,并且根據《勞動合同法》第四十六條的規定,勞動者依照本法第三十八條解除勞動的有權要求用人單位支付經濟補償金。用人單位的規章制度違反法律、行政法規規定,損害勞動者權益的,屬于因用人單位過錯,勞動者可以即時解除勞動合同的情形,同時可以要求用人單位支付經濟補償金。

    5.4無效規章制度不能作為勞動爭議案件的處理依據

    前文在規章制度功能中已經論述過,生效的規章制度可以做了勞動爭議案件處理的依據,如果規章制度無效,自然不能作為勞動爭議案件處理的依據。

    通過上文分析可知,一個生效的規章制度首先得由一個適格的制定主體,規章制度的內容得即合法又合理,規章制度的通過還得經過討論和協商兩大民主程序,最后規章制度要向勞動者公示,只有勞動者知悉了規章制度的內容才能對其適用。一個規章制度想生效,同時還不能與勞動合同或集體合同相沖突。公司還得及時診斷自己的規章制度是否符合新的法律規定,是否跟上發展的需要,及時對規章制度予以修訂,以便使規章制度一直保持適用的生命。

    公司只有在認識到規章制度作為公司的內部法律在公司人力資源管理以及員工權利保護方面的重要性,才會制定出合法、完善、實用的規章制度。因為規章制度的最終決定權還是由公司掌握,公司完全可以通過對規章制度內容的專業設計,在保障員工法定權益的情況下,規避自身用工風險,增加自身的經營自主權,提高人力資源管理的效力,增強員工的積極性,創造出更和諧的勞資關系。最后需要說明的一點是,公司如果想制定對公司而言“完美”的規章制度,單靠公司人力資源部或HR專員的力量恐難實現,需要借助專業人士的力量,如,專業的律師、專業的咨詢公司。
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